Google Vault (сейф)

Google Сейф охоплює широкий спектр сервісів Гугл:

Gmail: архівування електронної пошти Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Google Диск: керування файлами Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Google Календар: збереження подій Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Google Chat: збереження повідомлень (за умови активації історії) Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Google Meet: архівування записів зустрічей, чатів та опитувань Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Google Групи: збереження групових обговорень Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Google Voice для Workspace: архівування SMS, голосових повідомлень та списків дзвінків. Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Google Сайти: збереження вебконтенту Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Класичний Hangouts: архівування чатів (якщо увімкнено історію) Легке управління користувачами та сервісами забезпечує ефективне адміністрування ресурсів, що сприяє оптимізації робочих процесів.

Гугл Сейф доступний у складі пакета Google Workspace (G-Suite) Business Plus та Enterprise, а для базової версії Google Workspace (G-Suite) пропонується як додаткова опція за окрему плату. Завдяки повністю веборієнтованій архітектурі, цей інструмент не потребує встановлення чи обслуговування додаткового програмного забезпечення, що спрощує його впровадження та використання.

Ефективне зберігання даних

Управління даними вимагає виваженого підходу до їх зберігання. Ключовий принцип полягає у збереженні інформації лише протягом необхідного періоду. Для організацій, які мають зобов’язання щодо довготривалого зберігання даних, Google пропонує функціонал Сейфа. Ця система забезпечує доступність даних навіть після того, як користувач видалить їх зі свого облікового запису та очистить кошик, що гарантує збереження важливої інформації відповідно до корпоративних вимог.

Видалення непотрібної інформації

Не менш важливим аспектом управління даними є своєчасне видалення непотрібної інформації. Для організацій, які потребують автоматичного видалення конфіденційних даних з облікових записів користувачів через певний час, існує можливість налаштування такого процесу. При цьому дані будуть повністю видалені з усіх систем Google без можливості відновлення, що забезпечує належний рівень безпеки та відповідність політикам конфіденційності.

Надання електронних документів

Впровадження Google Сейф надає авторизованим користувачам потужні інструменти для ефективного управління електронними документами, включаючи їх пошук, встановлення заборон на видалення та експорт для подальшого аналізу. Цей сервіс підтримує початкові етапи процесу електронного розкриття інформації, як описано в моделі EDRM (Electronic Discovery Reference Model).

Ключові функції включають:

Ідентифікацію: можливість пошуку корпоративних даних Google Workspace за різними критеріями, включаючи облікові записи користувачів, організаційні підрозділи, дати та ключові слова.
Зберігання: встановлення заборон на видалення для забезпечення довготривалого зберігання даних, що може бути застосовано до окремих облікових записів, організаційних підрозділів або груп.

Крім того, є можливість експорту знайдених даних для подальшої обробки та аналізу, включаючи повні копії даних, метадані та інформацію, що підтверджує автентичність експортованих даних.

Управління доступом

З підключенням Google Vault адміністратори мають можливість точно визначати, хто з користувачів має доступ до Сейфа та які дії їм дозволено виконувати. Це забезпечує, що лише авторизовані особи можуть отримати доступ до корпоративних даних. Крім того, функції Сейфа можна вмикати для конкретних організаційних підрозділів, призначаючи їм відповідні адміністративні ролі та дозволи, що дозволяє створити гнучку та безпечну систему управління даними.

Аудит дій користувачів

Для забезпечення прозорості та підзвітності, Vault Google Drive для бізнесу веде детальний журнал аудиту. У ньому фіксуються всі дії користувачів у сервісі, включаючи створення або зміну правил зберігання, проведення пошуку або експорту даних. Однак журнал аудиту не підлягає редагуванню, що гарантує його цілісність та достовірність. Така система аудиту дозволяє організаціям ефективно відстежувати всі операції з даними та забезпечувати відповідність нормативним вимогам.